اندیشه

دریچه ای به دنیای دانش

انواع عمده سیستمهای اطلاعاتی

   نمونه های زیادی از سیستمها در ادبیات IT تعریف شده اند کـــــه بـــه سیستمهـــای پـــردازش اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر اشاره دارند. ایـــــن سیستمها برای پشتیبانــــی وظایف عملیاتی، مدیریت و تصمیم یـــک سازمان طراحی شده اند و هدف غائی ایـــن سیستمها گردآوری، تجـــزیه و تحلیل، پـــردازش، پــالایش، فشرده و تلـخیص کــردن ،ذخیره و انتقال تمامــی اطلاعات گذشته و حـــال سازمــان و سازمــــانهای مرتبط بــا ســازمان در یـــک بانــک اطــلاعاتــی متــمرکــز بــا امــــکان دســـترســـی ســریــع می باشد(آبتین،1381 ،ص 48 ).

مهم ترین این سیستمها شامل:سیستمهای پـــردازش عملیات(TPS )،سیستمهای حمایت از تصمیم(DSS  )،سیستمهای خودکــــــارکردن فعالیتهای اداری(OAS)،سیستمهای اطلاعات مدیریت(MIS )،سیستمهای اطلاعات مدیران عـــــالی (EIS ) و سیستمهای خبره (ES )می باشند.

سیستمهای پردازشی تعاملات(TPS  )

   سیستمهای پردازشی تعاملی، از اولین سیستمهایی هستند کـه با ورود رایانه هــا به سازمان ها شکل گرفتند. ایـن سیستمها،جایگزین روش دستی می شوند و امور ساخت یــــافته ای مانند: نگهداری سوابق، کنترل انـــبار، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجـــام می دهند. تاکید این سیستم بر پردازش حجم عظیمی از داده ها است و از ایـــن طریق کاهش هزینه های عملیات را در سازمان به همراه دارند.

  امـــور عملیاتی سازمان کــــه غالبا ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حـــجم بالا،نیروی انسانی زیادی را نیز به خود اختصاص می دهند را می توان از طریق بــه کـــارگیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کــرد و از تعداد نیروی انسانی مورد نیاز کاست(صرافی زاده،1383،ص 53).

  در کل، دو نوع سیستم پردازشی تعاملات (TPS ) وجود دارد:   

1) سیستمهای پردازشی بهنگام: در این نوع سیستمها،ارتبــاط مستقیمی بین کاربر و برنامه های کاربردی وجود دارد. کاربر، داده های مربوط به یک عـــمل یا معامله را وارد سیستم می کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربرپاسخ می دهد. در این نوع پردازش، بین ورود داده ها، پردازش، به هنگام نمودن داده های ذخیره شـده و ارائه گزارش بر اساس آن، فاصله زمانی وجود ندارد.

2) سیستمهای پردازش دسته ای: در ایـن سیستمها، داده هـای وارده به یـک سیستم، در یک عملیات با فایل تشکیل گروه مـــی دهند و یکجا پردازش مــی شوند. بــعنـــوان مثــال،در یک سیستم پردازش انبار، تمـام کالاهای وارده و صادره دریک چارچـــوب زمــــانی مشخص، فرضا در یک روز معین،در یک گروه قرار گرفته، سپـــس بــر حسب شماره کـــالا مرتب شده و یکجا پردازش می شوند (صرافی زاده،1382،ص204).

 سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری(DSS )

  این سیستمها به کمک داده ها ، الگوهای پیچیده تجزیه و تحلیل و نرم افزارهائی کــه کــار با آنها آسان است، در یک مجموعه شکل می گیرند. مدیران بـا در اختیار داشتن چنین مجموعه ای، می توانند مسائل نو و بدون سابقه و ساختار را بررسی و دربـاره آنها تصمیم گیری کنند.

  نظامهای پشتیبانی تصمیم گیری را بیشتر بصورت مستقل و در واحــــد استفاده کننده از آن بر پا می کنند ولــــی وجود پیوند مـــیان این سیستم ودیـــگر بخشهای سیستمهای اطلاعاتی همچون سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS )،سیستمهای پردازش تعاملات (TPS ) و سیستمهای کارکنان دانشی(KW )، ضروری است و سودمند می باشد.

  سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری بصورت مجموعه ای از توانائیها و امکانات کــــه مـی توان در تصمیم گیری از آنها کمک گرفت، عرضه می شوند. ویژگی هــای  این سیستمها چهار دسته می باشند:

  1-نمایش: شناساندن اطـــلاعات موردنیاز تصمیم گیری،همچون:گرافها، نمودارها ، گزارشها و نمادهای پایش (کنترل) عملیات.

  2-عملیات: به کار گیری منطقی و ریاضی داده ها ، همچون : گردآوری اطـلاعات، تهیه فهرستها، آماده کردن گزارشها، تعیین درجه ارزشها و خطرها، تهیه آمـارها و نمونه سازیهای جانشین.

  3-کمک به حافظه: پایگاههای داده ها ،چگونگی داده ها،حوزه کار،کتابخانه ها،پیوند میان حوزه های کـار و کتابخانه ها و توانائی های دیگر که حافظه را تـــازه و به روز می کنند.

  4-کمک های پایشی: توانائیهائی کـــه در پـــایش ومهار نظـام، بـه کـاربـران یـــاری می رسانند، شامل یـک نرم افزار زبانی است کـه به کـــاربر اجـــازه مـــی دهـــد تـــا بخش های معرفی ،عملیات و حافظـه را به کمـــــک کلیــــد هـای گوناگون در اختـیـار داشته باشد(لادن،2000،ص 373).

سیستم پشتیبانی تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت:

   هنگامی کـــه سیستم پشتیبانی تصمیم معرفی شد، مدیران و کارشناسان اطـــلاعات در تمایز بین سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم اطـــلاعات مدیریت، دچـار اشتباه شدند.

برای عده زیادی، تشخیص هر اختلافی دشوار بود. معذالک، سیستم اطلاعات مدیریت برای پشتیبانی تصمیم منظور شده بود. لیکن در طی سالها، معیارهای خاصـی بعنوان ابـــزار تشخیص وجـــه تمایز بین دو کاربرد شناسائی شد. این معیارها در جدول 1-2 خلاصـــه شــده است.

 

معیار

MIS

DSS

تمرکز بر پشتیبانی

سازمان

فرد

نوع تمرکز

غیر مستقیم

مستقیم

تاکید

اطلاعات

تصمیمات

انواع مسائل مورد حمایت

همه

نیمه ساختاری

 

حمایت مراحل حل مساله

شناسائی مساله،درک مساله و پی گیری

 

همه

 

جدول 1-2 مقایسه سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم(منبع:لاودن،2000)

 


سیستم گزارشات مدیریت(MRS )

   دومین نسل ازسیستمهای اطلاعاتی که در اواسط  دهه 60 میلادی بــــا توجه به نیاز مدیران میانی و ارشـــد بوجود آمـــد، مـی باشد. سیستم گزارشات مدیریت،یـک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تـــمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد.

در اواخر دهه 50 ، مدیران به این نتیجه رسیدند که اگر چه سیستمهای پردازش تعاملات به سرعت توسعه می یابند،اما به دلیل بخشی بودن نمی توانند پاسخگوی نیازهای مدیران باشند. سیستمهای پردازشی تعاملی، اطلاعات را بصورت جزایر جداگانه از سیستمها ارائه می دهند که نمی تواند پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مدیران باشد که به اطلاعات تلفیقی ازعملیات نیاز دارند.

   سیستم گزارشات مدیریت، گزارشات لازم از سیستمهای پردازشی تعاملات را بصورت ترکیبی تهیه ودراختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند.

   در سیستم گزارشات مدیریت، داده هایی مورد پردازش قرار می گیرند کـــه توسـط سیستمهای پردازش تعــاملی و دیـــگر منابع اطلاعاتی داخلی تـــولید می شوند. سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستمهای اطلاعاتی بــه دلیل گزارشاتی کـــه جهت پشتیبانی ازتصمیمات مدیران ارائه می دهد، اهمیت دارد. این سیستم، گزارشات مختلفی را در اختیار مدیران قرار می دهد. اگر چه گزارشات ایــن سیستمها در ابتدای سالهای دهه 70 بصورت ساخت یافته بود، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی  و طراحی نرم افزارهای تولید گزارشات، کاربران قادرند تا انواع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند(صرافی زاده،1383،ص 58).


سیستم اطلاعات مدیریت(MIS )

   به بیان ساده می توان گفت که سیستم اطلاعات مدیریت با تولید گزارشات خلاصه و ساختاری و با مبنائی منظم و تکراری، کار مدیریت را تسهیل می کند. خـروجیMIS بطور مرتب تهیه می شود و بیشتر برای کنترل فعالیتهای موسسه مورد استفاده قرار می گیرد. در عین حال از آنها برای برنامه ریزی و سازماندهی نیز استفاده می شود.

MIS از نظر مفهومی از برنامه های TPS یــک سطح بالاتر می باشد و بــه عملیات روزمره مربوط نمی شود، بلکه به مدیریت فعالیتهایی کــه عملیات را پشتیبانی میکنند، مرتبط است.

    معمولا در MIS  داده هایی مورد پردازش قرار می گیرند که توسط TPS و دیگر منابع اطلاعاتی داخلی تولید می شود. در شکل 1 ساختار یک MIS نمونه نشان  داده شده است. کاربر از برنامه MIS در خواست گزارش می کند. بـــرنامه داده های TPS را جمع آوری، اصلاح و پردازش نموده ، سپس بــه تهیه گزارشات مـــربوطـه می پردازد. این گزارشات بـه پنج صورت ممکن است باشد: گزارشات برنامـه ای ،گزارشات شاخص، گزارشات در خواستی، گزارشات خاص و گزارشات تفصیلی.

سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی(GDSS )

  این سیستم از گروههای کـاری که به کـــار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی را دنبال می کنند،پشتیبانی می کند. ایـن سیستم از ابزارهای کارگروهی بهره می گیرد. با پیشرفت فناوری ارتباطات، سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری گروهــی قــادرنــد تا از گروههای کاری بصورت مختلف جدا از زمـــان و مــــــکان پشتیبانی کنند. استفاده از نرم افزارهای گروهی، امروزه در سازمانهای نوین بسیار رایج می باشد. سازمانها با طـــــراحــــــــی اتاقهای تصمیم گیری و تــــجهیز آنهـــا به ابزارهای مختلف مـــــانند:

ویدئو پروژکتور،تابلوهای الکترونیکی،تجهیزات ارتباط با اینترنت ورایانه های مجهز به نــرم افزارهای طراحی وتحلیل می توانند کارائـــی گروههـای تصمیم گـــیرنــده را افــزایــش دهند. ایـــن عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کـاهش هزیــنه هـا مـی انجامد(صرافی زاده،1383،ص64).

   از جمله نرم افزارهایی که می توانند به سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی کمک کنند ،می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • پرسشنامه الکترونیکـی: به سازمان دهنده نشست در بـــرنامه ریـــزی و آگـــاهی از موضوعات مورد توجه شرکت کنندگان کمک می کند.

• ابزار الکترونیکی اجرای چالش اندیشه ها:به افراد امکان می دهد تا بصورت مستقل و همزمان، دیدگاههای خود را درباره موضوع نشست بیان دارند.

 • سازمان دهنده اندیشه ها: کار بررسی،یکپارچه سازی و نتیجه گیری از پیشنهادهای چالش اندیشه ها را آسان می سازد.

• ابزار رای دهی یا تعیین اولویت : ابزاری که امکان رای دهی ساده تـــا رتبه بندی و دادن وزنهای ویژه به رای ها ونیز اولـــویت دادن به پــــاره ای از دیـــدگـــاهــهـــا را فراهم می سازد.

 • واژه نامه گروهی: توافق گروهی بر واژه ها و مفهوم های یک طرح و برنامــه را ثبت می کند.

  با کمک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی، نشستها بسیار پــر بارتر،همراه بـــا صــرفه جوئی در زمان و نتیجه گیری دلــخـــواه در نشستهای کمتر، خواهد بود. امـــا ارزیابی چنین نظامی به دلیل پیچیدگی و گستردگی آن، کار دشواری اســت. هزیـــنـــه سنگین این سیستم نیز قابل توجه است(لاودن،2000،ص376).

 سیستم اتوماسیون اداری(OAS )

   اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیکی رسمی و غیر رسمی بوده کـــه به بــرقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه و بالــعکس مربــوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از سیستم پردازش تعـــاملات ، سیستم اطـــلاعات مـــدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم جدا می کنــد، ارتباطات است.

اتوماسیون اداری بمنظور تسهیل انواع ارتباطات، به هر دو صورت کتبی و شفــاهی اســـت(مک لوید،1998،ص471).

  یکی از دلائل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری، افزایش بــــهره وری کسانـــی است که در ایــن ادارات کار مـــی کنند(صرافی زاده،1383،ص67).

انواع کاربردهای اتوماسیون اداری را می توان در جدول 2-2 نشان داد.

برنامه OAS

کاربرد

کلمه پردازها

تهیه اسناد و مدارک

پست الکترونیکی

دریافت و ارسال پیام

تابلو اعلانات الکترونیکی

انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن

پردازش تصویر

دسترسیOnline به مکاتبات و اسناد دیگر

کنفرانس ویدئوئی

ارتباط رو در رو بدون مسافرت

OAS جامع

ترکیب اسناد و پیامها

پست صوتی

پشتیبانی از جعبه های پستی صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی

سیستم نوشتار گروهی

افراد بصورت گروهی می توانند بطور موازی روی یک سند

مطلب بنویسند

جدول 2-2 انواع کاربردهای اتوماسیون اداری(منبع:صرافی زاده،1383)

سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد(EIS )

  سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد، بویژه در خدمت مدیران ارشد برای تصمیم گیری در مسائل بی ساختار و بی سابقه است. این سیستم بــــا درهم آمیختن داده هـــای درون سازمانی و برون سازمانی، محیط مناسبی برای تصمیم گیری درباره مسائل دگرگونی پذیر، بهره گیری از فــرصتها  و روند پـــــــیش بینی هــــا فــــــــراهم مــــــی سازد. (لاودن،2000،ص378). EIS  بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا مـی باشد و معمولا شامل گزارشات به شکل های استاندارد بوده است .

 

 

+ نوشته شده در  دوشنبه 1389/01/02ساعت 9:8  توسط محمد جواد جهانمرد  |